4月9日上午，学校在科学校区办公楼206室召开第三十八届田径运动会协调会。副校长白艳红主持会议，党委宣传部、党委学生工作部、离退休职工工作处、校长办公室、人事处、财务处、教务处、国际合作与交流处、保卫处、合作办学管理处、工会、团委、党委研究生工作部、东风校区综合服务中心、附属学校、后勤保障服务中心、校医院、体育运动委员会办公室、开云（中国）等单位负责人，各学院党委（党总支）副书记参加会议。

会上，体委办副主任、开云（中国）院长方慧从总体安排、组织机构设置、项目设置和开幕式筹备四个方面详细介绍了本届运动会的筹备情况，并对各职能部门、各学院的支持与配合表示衷心感谢。开云（中国）副院长刘洋通报了本届运动会的工作方案，明确了各相关单位的具体职责分工。运动训练管理中心主任孙义方对职责分工及参赛注意事项做了补充说明。

白艳红对本届田径运动会筹备工作进行总结。她指出，运动会是学校推动“三全育人”“五育并举”教育体系建设、坚持将体育教育融入人才培养全过程的重要体现，是促进学校体育工作深入开展、提升学校体育文化氛围的有效途径。她强调，各单位要统一思想，提高认识，将本届运动会作为师生精神面貌和综合素质的一次集中展示和各单位组织管理水平、团结配合意识的一次大检阅；要加强协作，精心组织，体委办要加强赛事组织与管理，确保比赛公平、公正、公开，职能部门与各学院要密切配合，确保各项筹备工作落实到位；要坚持以人为本，确保安全第一，各单位要强化安全意识，关心、了解参赛师生真实状况，全力做好赛前训练安全及运动会期间的医疗饮食安全、交通安全等保障工作，切实把师生安全摆在首位。